Mengapa Nomor Surat Dinas Penting? Ini Penjelasannya

Reporter: Athira |

Editor: Athira |

Rabu , 19 Jun 2024 - 08:50

Mengapa Nomor Surat Dinas Penting? Ini Penjelasannya. FOTO: Canva--

Memudahkan Penyusunan Arsip

Penomoran dokumen memudahkan penyusunan arsip surat-surat. Dokumen tersimpan secara terorganisir, sehingga mudah dicari dan diambil di kemudian hari.

Kode untuk Komunikasi Internal

Beberapa perusahaan atau organisasi menggunakan kode atau nomor surat untuk komunikasi internal, biasanya untuk surat yang ditujukan ke departemen lain.

Setelah memahami fungsi nomor surat dinas, penting untuk mengetahui komponen yang harus ada dalam surat dinas atau surat resmi.

Setiap komponen dalam nomor surat menunjukkan informasi tertentu yang tidak bisa ditulis sembarangan. Terdapat lima komponen utama dalam penulisan nomor surat dinas:

Kode Penomoran Dokumen
Nomor Urut Dokumen
Nama Instansi, Lembaga, atau Organisasi yang Mengeluarkan
Bulan Dikeluarkan (ditulis dalam angka Romawi)
Tahun Dikeluarkan
Komponen-komponen ini dipisahkan oleh tanda garis miring (/) dalam penulisannya.

Selanjutnya, Anda harus mengetahui format penomoran surat keluar. Setiap surat dinas yang dikeluarkan memiliki format khusus yang menunjukkan tujuan penyampaian surat tersebut. Berikut adalah format kode surat sesuai dengan urutannya:

Surat Keputusan (SK)
Surat Undangan (SU)
Surat Permohonan (SPm)
Surat Pemberitahuan (SPb)
Surat Peminjaman (SPp)
Surat Pernyataan (SPn)
Surat Mandat (SM)
Surat Tugas (ST)
Surat Keterangan (SKet)
Surat Rekomendasi (SR)
Surat Balasan (SB)
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
Sertifikat (SRT)
Perjanjian Kerja (PK)
Surat Pengantar (SPeng)

Dengan memahami dan menerapkan aturan ini, Anda dapat memastikan bahwa surat dinas Anda disusun dengan benar dan sesuai dengan standar yang berlaku.

mengapa nomor surat dinas penting? ini penjelasannya                            sumateraekspres.id - tahukah anda bahwa nomor surat dinas atau surat resmi tidak bisa sembarangan dicantumkan? penomoran surat dinas memiliki aturan dan format khusus yang harus diikuti.
nomor surat dinas mencakup nomor urut surat, nama perusahaan, bulan, dan tahun dikeluarkannya surat tersebut. nomor surat ini memiliki banyak fungsi penting.
ingin tahu lebih lanjut tentang penjelasan, fungsi, dan cara penulisannya? simak panduan penulisan surat dinas yang benar sesuai aturan berikut ini!
nomor surat dinas merupakan kombinasi dari beberapa elemen seperti nomor urut surat dan tahun terbitnya yang memiliki beberapa fungsi krusial, yaitu:
mengidentifikasi dokumen
nomor surat dinas berfungsi sebagai kode identifikasi untuk setiap surat atau dokumen tertulis. ini memudahkan pencarian dokumen di masa mendatang berdasarkan nomor urut pengeluaran dokumen.
baca juga:mau kerja di pemerintahan? ini 5 tips melamar pekerjaan yang harus kamu ketahui
baca juga:inilah 8 jurusan kuliah di jalur mandiri yang miliki peluang kerja tinggi
melacak asal dan tujuan dokumen
nomor surat mencantumkan asal perusahaan sehingga memungkinkan pelacakan asal dokumen. kode departemen atau unit tujuan juga sering dimasukkan, memudahkan identifikasi penerima surat.
menjaga susunan dokumen
penomoran surat membantu menjaga keteraturan dokumen dalam arsip perusahaan. dokumen diurutkan sesuai nomor surat dan kategori tertentu, memudahkan pencarian dan pengambilan dokumen.
memverifikasi keabsahan dokumen
penomoran surat dinas juga berfungsi untuk memverifikasi keabsahan dokumen tersebut.
memudahkan penyusunan arsip
penomoran dokumen memudahkan penyusunan arsip surat-surat. dokumen tersimpan secara terorganisir, sehingga mudah dicari dan diambil di kemudian hari.
kode untuk komunikasi internal
beberapa perusahaan atau organisasi menggunakan kode atau nomor surat untuk komunikasi internal, biasanya untuk surat yang ditujukan ke departemen lain.
setelah memahami fungsi nomor surat dinas, penting untuk mengetahui komponen yang harus ada dalam surat dinas atau surat resmi.
setiap komponen dalam nomor surat menunjukkan informasi tertentu yang tidak bisa ditulis sembarangan. terdapat lima komponen utama dalam penulisan nomor surat dinas:

kode penomoran dokumen
nomor urut dokumen
nama instansi, lembaga, atau organisasi yang mengeluarkan
bulan dikeluarkan (ditulis dalam angka romawi)
tahun dikeluarkan
komponen-komponen ini dipisahkan oleh tanda garis miring (/) dalam penulisannya.

baca juga:inilah 8 kampus swasta yang lulusannya cepat dapat kerja, banyak diincar perusahaan lho!
baca juga:teknologi tak bisa diabaikan, bantu pekerjaan marketing hingga kebutuhan lain
selanjutnya, anda harus mengetahui format penomoran surat keluar. setiap surat dinas yang dikeluarkan memiliki format khusus yang menunjukkan tujuan penyampaian surat tersebut. berikut adalah format kode surat sesuai dengan urutannya:

surat keputusan (sk)
surat undangan (su)
surat permohonan (spm)
surat pemberitahuan (spb)
surat peminjaman (spp)
surat pernyataan (spn)
surat mandat (sm)
surat tugas (st)
surat keterangan (sket)
surat rekomendasi (sr)
surat balasan (sb)
surat perintah perjalanan dinas (sppd)
sertifikat (srt)
perjanjian kerja (pk)
surat pengantar (speng)

dengan memahami dan menerapkan aturan ini, anda dapat memastikan bahwa surat dinas anda disusun dengan benar dan sesuai dengan standar yang berlaku.