Oleh :
Eka Susanti MSc, Indrawati MSi, Oki Dwipurwani MSi, Drs Endro Setyo Cahyono MSi,
Drs Robinson Sitepu MSi, Dr DianCahyawati S MSi
Jurusan Matematika Fakultas MIPA Universitas Sriwijaya
Persediaan dapat dilakukan dengan kegiatan produksi atau pun dengan cara melakukan pembelian. Kebijakan optimal persediaan terdiri dari jumlah persediaan dan waktu yang tepat untuk melakukan produksi/pembelian.
Kebijakan persediaan menjamin ketersediaan produkdengan jumlah yang tepat dan dapat memenuhi permintaan pelanggan. Oleh sebab itu diperlukan suatu perencanaan yang baik untuk menghindari kerugian.
Perencanaan dan analisis persediaan berkaitan dengan kuantitas produk. Alat bantu dan sumber informasi yang baik dalam membuat kebijakan sangat diperlukan. Salah satu aplikasi yang dapat digunakan dalam informasi persediaan adalah Ms.Excel.
Data persediaan yang diolah menggunakan Ms.Excel dapat digunakan sebagai sumber informasi untuk perencanaan, analisis kebijakan produksi dan dapat juga digunakan sebagai laporan persediaan barang.
Salah satu bidang usaha yang memerlukan manajemen persediaan yang baik adalah produksi bata merah.
Hal ini berkaitan dengan sumber daya dan tempat penyimpanan. Desa Pangkalan Benteng, Kecamatan Talang Kelapa, Kabupaten Banyuasin merupakan salah satu lokasi produksi bata merah di propinsi Sumatera Selatan.
Minimal 40 ribu bata merah diproduksi untuk setiap kali produksi. Wilayah pemasaran meliputi Sumsel dan Bangka Belitung.
Luasnya daerah pemasaran dan jumlah yang diproduksi cukup banyak sehingga sangat diperlukan alat bantu untuk membuat sistem informasi persediaan.
Pada kegiatan pengabdian kepada masyarakat dosen jurusan Matematika Fakultas MIPA (FMIPA) Universita Sriwijaya (Unsri) yang juga terintegrasi dengan kegiatan KKL mahasiswa jurusan Matematika FMIPA Unsri diperkenalkan Ms.Excel sebagai alat bantu untuk membuat informasi persediaan.
Penerapan Ms.Excel dibagi menjadi dua yaitu Ms.Excel untuk membuat laporan persediaan dan Ms.Excel untuk membuat analisis serta perencanaan persediaan.
Perintah Ms.Excel yang dapat digunakan untuk membuat laporan persediaan diantaranya adalah sum, sumif, sumproduct, lookup, vloookup, index and match, left or right.
Salah satu contoh bentuk laporan persediaan terdiri dari judul dan periode laporan, kolom kode barang, nama barang, persediaan awal, barang masuk, barang keluar, jumlah terjual, pendapatan penjualan, dan lain-lain.
Berdasarkan laporan persediaan dapat dibuatan analisis persediaan menggunakan konsep statistika deskriptif menggunakan perintah Ms.Excel.
Diantaranya adalah average untuk menghitung rata-rata, min, max untuk menentukan nilai paling rendah dan paling tinggi, serta STDEV untuk melihat standar deviasi data persediaan.