PALEMBANG, SUMATERAEKSPRES.ID – Kearsipan sangat penting pada semua aspek organisasi, tak hanya lembaga pemerintah tapi juga perusahaan, organisasi politik, kemasyarakatan, dan sebagainya. "Kearsipan ini dibutuhkan untuk sejarah dan memori di semua organisasi.
Ini juga untuk kepentingan negara jika skalanya besar dan sudah lama (arsip statis)," terang Kepala Dinas Perpustakaan dan Kerarsipan Kota Palembang, Heri Aprian, usai membuka Sosialisasi Pengelolaan Arsip Dinamis bagi Perusahaan, Organisasi Masyarakat/Organisasi Politik di Lingkungan Kota Palembang 2023, Selasa (28/11).
Menurutnya, arsip sangat penting karena setiap momen yang sama tidak akan terjadi lagi. Selain itu untuk melihat suatu kejadian atau kegiatan yang pernah dilakukan melalui arsip. "Kelangsungan sejarah organisasi, pribadi, hingga negara dalam lingkup lebih luas menjadi peranan penting mengapa pengelolaan arsip harus dilakukan dengan baik," jelasnya.
Dikatakan, dalam pengelolaan arsip ada yang namanya arsip statis biasanya ini arsip lama (bersejarah), kemudian arsip dinamis yaitu arsip dari kegiatan yang saat ini kemudian diarsipkan, contohnya surat keluar atau masuk dari satu OPD maupun perusahaan dan lembaga/organisasi masyarakat.
Dalam sosialisasi kemarin, lanjutnya, ada 50 organisasi baik itu perusahaan daerah, organisasi masyarakat, atau politik di Kota Palembang. "Harapan kita sesuai dengan tujuannya, lewat sosialisasi ini bisa mencerahkan dan mengedukasi perusahaan, organisasi masyarakat/organisasi politik di lingkungan Kota Palembang 2023 bahwa arsip itu penting," cetusnya.
Kabid Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Palembang, Hj Maha Wanita SH SSos MSi menjelaskan tujuan sosialisasi pengelolaan kearsipan bagi perusahaan, organisasi masyarakat/organisasi politik di lingkungan Kota Palembang 2023 agar regulasi yang ada di suatu organisasi/perusahaan dapat menyesuaikan dengan UU Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009.
Dimana kearsipan perusahaan memiliki regulasi tersendiri Nomor 08/1997, sedangkan organisasi masyarakat ataupun politik memiliki regulasi secara vertikal yang memiliki aturan tersendiri. "Di sinilah kita bagaimana menyelaraskan tentang regulasi yang dikeluarkan, aturan-aturan apa dari perusahaan, organisasi masyarakat maupun politik dapat diselaraskan sehingga kearsipan bisa menjadi memori koleksi bangsa yang harus dijaga, dan arsip yang terselamatkan," pungkasnya. (tin/fad)